1. Geltungsbereich der Vereinbarung
Diese Bedingungen gelten für alle Angebote, Aufträge und Rechnungen, die von Valenta („Anbieter“) an den Kunden („Kunde“) ausgestellt werden, sofern nichts anderes schriftlich vereinbart wurde. Diese Bedingungen regeln die Rechnungsstellung, die Zahlung, die Gebühren, Streitigkeiten bezüglich der Rechnungsstellung sowie die damit verbundenen Richtlinien.
Im Falle von Widersprüchen zwischen diesen Bedingungen und einem separaten Rahmenvertrag oder einem Leistungsumfang haben Letztere nur insoweit Vorrang, als diese Widersprüche bestehen.
Werden Dienstleistungen in bestimmten Rechtsordnungen oder für diese erbracht, gelten die entsprechenden regionalen Ergänzungen in Abschnitt 18; sollten diese im Widerspruch zu den übergeordneten Bedingungen stehen, haben sie Vorrang.
2. Rechnungen und Zahlung
- 2.1. Rechnungsstellung: Der Anbieter stellt dem Kunden monatlich im Voraus eine Rechnung aus, sofern im Angebot nichts anderes angegeben ist.
- 2.2. Zahlungsfrist: Zahlungen sind innerhalb von 5 Tagen nach Rechnungsdatum fällig.
- 2.3. Akzeptierte Zahlungsmethoden: Lastschrift / ACH-Lastschrift / Kredit-/Debitkarte oder andere vereinbarte Zahlungsmethoden.
- 2.4. Einrichtungsgebühren: Gegebenenfalls anfallende einmalige Einrichtungsgebühren werden in der ersten Rechnung ausgewiesen.
- 2.5. Zahlungsverzug: Bei Zahlungsverzug fallen Zinsen in Höhe von 1,5 % pro Monat (bzw. der gesetzlich zulässige Höchstsatz) an, und es kann zu einer Aussetzung der Dienstleistung kommen, bis die Zahlung erfolgt ist.
3. Gebührenanpassungen
- 3.1 Jährliche Anpassung: Der Anbieter kann die Gebühren jährlich unter Einhaltung einer schriftlichen Kündigungsfrist von 60 Tagen anpassen. Die Anpassungen sind auf 4,2 % oder den Anstieg des Verbraucherpreisindexes begrenzt – je nachdem, welcher Wert höher ist.
- 3.2. Fortgesetzte Nutzung der Dienste: Die fortgesetzte Nutzung der Dienste nach Erhalt der Mitteilung gilt als Zustimmung zu den neuen Gebühren.
4. Steuern und Quellensteuer
Alle Preise verstehen sich zuzüglich der jeweils geltenden Steuern (Umsatzsteuer, Nutzungssteuer, Mehrwertsteuer, Quellensteuer). Der Kunde ist für die Entrichtung aller dieser Steuern verantwortlich, sofern keine gültige Befreiungsbescheinigung vorgelegt wird.
5. Streitigkeiten und Gutschriften
- 5.1. Einspruchsfrist: Der Kunde muss etwaige Einwände gegen eine Rechnung innerhalb von 3 Tagen nach Erhalt geltend machen. Einwände sind schriftlich unter Beifügung entsprechender Belege einzureichen.
- 5.2. Unbestrittene Beträge: Unbestrittene Beträge sind zum ursprünglichen Zahlungstermin fällig.
5.3 Die Beilegung etwaiger Streitigkeiten unterliegt den Gesetzen des Landes, in dem der Vertrag gemäß den regionalen Anhängen geschlossen wurde, und ist entsprechend auszulegen; für diese Streitigkeiten sind ausschließlich die dortigen Gerichte zuständig.
6. Aussetzung der Dienstleistung und Inkasso
- 6.1. Mitteilung über die Aussetzung: Der Anbieter versendet eine Mitteilung, bevor er die Dienstleistungen wegen Nichtzahlung aussetzt. Wird die Zahlung nicht innerhalb von 10 Tagen geleistet, können die Dienstleistungen ausgesetzt werden.
- 6.2. Inkassorechte: Der Anbieter ist berechtigt, strittige Beträge aufzurechnen und überfällige Zahlungen durch Pfandrechte, Rückstellungen oder die Beauftragung eines externen Inkassodienstleisters einzuziehen, einschließlich Anwaltskosten.
7. Kündigung
- 7.1. Bei Beendigung des Vertrags sind alle bis zum Zeitpunkt der Beendigung angefallenen oder fälligen Gebühren unverzüglich zu zahlen.
- 7.2. Der Anbieter ist nicht verpflichtet, Rückerstattungen für im Voraus bezahlte Leistungen zu leisten.
- 7.3. Jede Partei kann den Vertrag mit einer Frist von 30 Tagen schriftlich kündigen.
- 7.4. Ein wesentlicher Vertragsverstoß, eine Insolvenz oder höhere Gewalt können eine vorzeitige Kündigung rechtfertigen.
9. Änderungen und Mitteilungen
- 9.1. Der Anbieter behält sich das Recht vor, diese Bedingungen jederzeit zu ändern. Änderungen treten 30 Tage nach Bekanntgabe per E-Mail, Rechnung oder über das Kundenportal in Kraft.
- 9.2. Die fortgesetzte Nutzung nach Erhalt der Benachrichtigung gilt als Zustimmung zu den geänderten Bedingungen.
- 9.3. Der Anbieter behält sich das Recht vor, Inkassounternehmen zu beauftragen und bei Zahlungsrückständen rechtliche Schritte einzuleiten, einschließlich der Geltendmachung von Anwaltskosten. Bei unbezahlten Rechnungen kann der Anbieter die Dienstleistungen aussetzen oder einschränken, bis der ausstehende Betrag vollständig beglichen ist.
- 9.4. Der Kunde verpflichtet sich, alle anfallenden Steuern im Zusammenhang mit der Erbringung und Inanspruchnahme von Dienstleistungen zu zahlen, und darf solche Beträge ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Anbieters nicht von den in Rechnung gestellten Zahlungen einbehalten oder abziehen.
- 9.5. Sofern dies nach geltendem Recht erforderlich ist, hat der Anbieter die entsprechenden Umsatz-, Dienstleistungs- oder Nutzungssteuern in den Rechnungen auszuweisen.
10. Urheberrechte und Markenzeichen
Alle auf den Rechnungen und unserer Website enthaltenen Inhalte (wie Texte, Grafiken, Logos, Schaltflächensymbole, Bilder, Audioclips, Fotos, Illustrationen, digitale Downloads, Datensammlungen und Software sowie die Zusammenstellung, einschließlich der Erfassung, Auswahl, Zusammenführung und Anordnung dieser Materialien) sind unser Eigentum oder das unserer Lizenzgeber bzw. Inhaltsanbieter und durch Urheberrechts-, Marken- und andere geltende Gesetze in den Vereinigten Staaten und anderen Rechtsordnungen geschützt.
„Valenta“ und andere damit verbundene Marken oder Logos sind unsere eingetragenen Marken. Dies ist keine vollständige Auflistung aller unserer Marken, und wir besitzen oder kontrollieren die Eigentumsrechte an Marken, die hier nicht aufgeführt sind, sowie in einem oder mehreren Ländern außerhalb der Vereinigten Staaten, des Vereinigten Königreichs und Australiens. Die Domainnamen unserer Websites sind unser Eigentum. Alle unsere Marken, Urheberrechte, Handelsaufmachungen und geistigen Eigentumsrechte, die auf der Rechnung und unseren Websites verwendet werden, dürfen nicht in Verbindung mit Produkten oder Dienstleistungen verwendet werden, die nicht von uns oder unseren Franchisenehmern zum Verkauf angeboten oder anderweitig bereitgestellt werden, noch in einer Weise, die bei Kunden zu Verwechslungen führen könnte, oder in einer Weise, die uns herabsetzt oder diffamiert. Alle anderen Marken, Dienstleistungsmarken, Logos, Designs und Handelsaufmachungen, die nicht unser Eigentum sind und auf den Rechnungen sowie unseren Websites erscheinen, sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber, die mit uns verbunden, in Beziehung zu uns stehen oder von uns gesponsert werden können oder auch nicht.
Sie verpflichten sich, die Gesetze zum Urheberrecht und zur Nutzung geistigen Eigentums einzuhalten, und tragen die alleinige Verantwortung für etwaige Verstöße gegen geltende Gesetze sowie für alle von Ihnen verursachten direkten, indirekten oder mitwirkenden Verletzungen von Rechten Dritter.
11. Haftungsbeschränkung
Die Haftung jeder Partei ist auf den Gesamtwert der in den vorangegangenen 12 Monaten in Rechnung gestellten Leistungen beschränkt. Indirekte, Folge- oder Sonder Schäden sind ausgeschlossen.
12. Haftungsfreistellung
Jede Partei verpflichtet sich, die andere Partei von Ansprüchen, Verlusten und Schäden freizustellen, die sich ergeben aus:
- 12.1 Vertragsverletzung
- 12.2. Datenschutzverstöße
- 12.3. Verletzung von Rechten des geistigen Eigentums
13. Datenschutz
Jede Partei hält die geltenden Datenschutzgesetze ein und gewährleistet den sicheren Umgang, die sichere Verarbeitung und die sichere Speicherung personenbezogener Daten.
14. Geistiges Eigentum (IP)
- 14.1. Eigentumsrechte an geistigem Eigentum:Alle Rechte an geistigem Eigentum, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Rechte an Software, Tools, Methoden, Vorlagen, Frameworks, Dokumentationen, Prozessen oder sonstigen Materialien, die von Valenta im Zusammenhang mit den Dienstleistungen erstellt, genutzt oder bereitgestellt werden („Valenta-IP“), verbleiben das alleinige und ausschließliche Eigentum von Valenta, unabhängig davon, ob sie bereits vor Beginn des Auftrags bestanden oder im Laufe des Auftrags entwickelt wurden.
- 14.2. Keine Übertragung von Rechten: Der Kunde erwirbt im Rahmen dieses Vertrags keinerlei Eigentumsrechte oder Anteile an geistigem Eigentum von Valenta. Die Nutzung des geistigen Eigentums von Valenta durch den Kunden ist streng auf den Umfang und die Dauer der erbrachten Dienstleistungen beschränkt und darf nur in dem Maße erfolgen, wie dies für die Inanspruchnahme dieser Dienstleistungen erforderlich ist.
- 14.3. Nutzungslizenz: Valenta kann dem Kunden nach eigenem Ermessen eine nicht ausschließliche, nicht übertragbare und widerrufbare Lizenz zur Nutzung bestimmter Elemente des geistigen Eigentums von Valenta gewähren, soweit dies für die Inanspruchnahme der Dienste durch den Kunden erforderlich ist. Diese Lizenz erlischt automatisch mit Ablauf oder Kündigung des Vertrags.
- 14.4. Materialien des Kunden: Der Kunde behält das Eigentum an allen Materialien, Daten oder Inhalten, die er Valenta im Zusammenhang mit den Dienstleistungen zur Verfügung stellt. Valenta erwirbt keine Rechte an diesen vom Kunden bereitgestellten Materialien, mit Ausnahme einer beschränkten Lizenz zur Nutzung dieser Materialien ausschließlich zum Zweck der Erbringung der Dienstleistungen.
15. Abwerbeverbot
Der Kunde darf während der Laufzeit des Auftrags und für einen Zeitraum von 24 Monaten nach dessen Beendigung weder direkt noch indirekt Mitarbeiter von Valenta oder interne bzw. externe Stakeholder abwerben oder einstellen.
16. Urlaub und Feiertage (für alle Personalverstärkungsdienste)
| Region | Jahresurlaub | Krankheitsurlaub | Feiertage | Details und Hinweise |
|---|---|---|---|---|
| Kolumbien | 15 Werktage | Nach Bedarf (keine gesetzliche Obergrenze) | 18 Tage | Der Jahresurlaub beginnt nach einem Dienstjahr. Feiertage werden voll bezahlt, wenn sie auf einen Wochentag fallen und der Mitarbeiter an diesem Tag zum Dienst eingeteilt ist. |
| Indien | 18 Tage | 12 Tage | 10 Tage | Urlaubsansprüche gemäß den jeweiligen Landesgesetzen über Geschäfte und Betriebe. Der Feiertagsplan wird jährlich bekannt gegeben. |
| Malaysia | 13 Tage (für 1–2 Jahre) | 18 Tage (einschließlich Krankenhausaufenthalt) | 11 Tage | Der Jahresurlaub erhöht sich mit der Betriebszugehörigkeit. Darin enthalten sind sowohl bundesweite als auch landesweite Feiertage. |
| Philippinen | 10 Tage | 3 Tage | 7 Tage | Gemäß den Richtlinien des DOLE und den Unternehmensrichtlinien. Die Feiertage können von Jahr zu Jahr leicht variieren. |
- 16.1 Die Mitarbeiter von Valenta nehmen Jahresurlaub, Krankheitsurlaub und gesetzliche Feiertage entsprechend der Region, in der die Dienstleistungen erbracht werden, in Anspruch.
- 16.2 Diese Ansprüche gelten für die bei Valenta beschäftigten Mitarbeiter; sie begründen keine Arbeitsrechte für den Auftraggeber.
17. Elektronische Kommunikation, Transaktionen und Signaturen
Der Besuch unserer Website, das Senden von E-Mails an uns und das Ausfüllen von Online-Formularen stellen elektronische Kommunikation dar. Sie erklären sich damit einverstanden, elektronische Mitteilungen zu erhalten, und stimmen zu, dass alle Vereinbarungen, Mitteilungen, Offenlegungen und sonstigen Mitteilungen, die wir Ihnen elektronisch per E-Mail zur Verfügung stellen, jegliche gesetzliche Anforderung erfüllen, wonach eine solche Mitteilung schriftlich erfolgen muss. SIE STIMMEN HIERMIT DER VERWENDUNG VON ELEKTRONISCHEN UNTERSCHRIFTEN, VERTRÄGEN, BESTELLUNGEN UND ANDEREN UNTERLAGEN SOWIE DER ELEKTRONISCHEN ZUSTELLUNG VON MITTEILUNGEN, RICHTLINIEN UND AUFZEICHNUNGEN ÜBER TRANSAKTIONEN ZU, DIE VON UNS ODER ÜBER DIE WEBSITE INITIIERT ODER ABGESCHLOSSEN WURDEN. Sie verzichten hiermit auf alle Rechte oder Anforderungen gemäß Gesetzen, Vorschriften, Regeln, Verordnungen oder anderen Rechtsvorschriften in jeglicher Rechtsordnung, die eine Originalunterschrift, die Zustellung oder Aufbewahrung nicht-elektronischer Unterlagen oder Zahlungen bzw. die Gewährung von Gutschriften auf andere Weise als auf elektronischem Wege vorschreiben.
18. REGIONALE ANHÄNGE
VEREINIGTE STAATEN
- 18.1.1 Name des Unternehmens: Valenta BPO LLC
- 18.1.2 Anwendbares Recht: Diese Vereinbarung unterliegt den Gesetzen des Bundesstaates Delaware, Vereinigte Staaten von Amerika, und ist entsprechend auszulegen, sofern in dem jeweiligen Dienstleistungsauftrag oder dem regionalen Nachtrag nichts anderes ausdrücklich festgelegt ist.
- 18.1.3 Eingetragene Anschrift: 221 River Street, 9. Stock, Hoboken, New Jersey 07030
- 18.1.4 Währung: Alle Rechnungen sind in US-Dollar auszustellen.
- 18.1.5 Einhaltung der Datenschutzbestimmungen:
- 18.1.5.1 Valenta hat alle geltenden Datenschutzgesetze auf Bundes- und Landesebene einzuhalten, einschließlich, aber nicht beschränkt auf den California Consumer Privacy Act (CCPA) und den California Privacy Rights Act (CPRA), soweit diese aufgrund der Art und des Standorts der Dienste oder der betroffenen Personen anwendbar sind.
- 18.1.5.2 Kundendaten werden auf der Microsoft Azure-Infrastruktur in der gesicherten Umgebung von Valenta gehostet. Die Standorte der Datenhosting- und -verarbeitungsorte (im Inland oder im Ausland) werden auf schriftliche Anfrage hin mitgeteilt.
- 18.1.5.3 Valenta wird wirtschaftlich angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Kundendaten gemäß den geltenden Branchenstandards zu gewährleisten.
- 18.1.6 Exportkontrolle und Einhaltung der ITAR-Vorschriften:
- 18.1.6.1 Valenta erbringt keine Dienstleistungen im Zusammenhang mit technischen Daten, Software oder verteidigungsbezogenen Tätigkeiten, die den International Traffic in Arms Regulations (ITAR), den Export Administration Regulations (EAR) oder ähnlichen US-amerikanischen Exportkontrollvorschriften unterliegen, es sei denn, dies wurde ausdrücklich schriftlich vereinbart.
- 18.1.6.2 Der Kunde ist allein dafür verantwortlich, Valenta vor Beginn des Auftrags schriftlich darüber in Kenntnis zu setzen, falls irgendein Aspekt der Dienstleistungen ITAR- oder EAR-regulierte Daten oder Leistungen umfasst. Valenta behält sich das Recht vor, solche Aufträge abzulehnen oder zusätzliche vertragliche Schutzmaßnahmen zu verlangen.
- 18.1.7 Einhaltung der HIPAA-Vorschriften (falls zutreffend):
- 18.1.7.1 Valenta hält sich in vollem Umfang an den „Health Insurance Portability and Accountability Act“ von 1996 (HIPAA). Wird Valenta beauftragt, im Auftrag einer betroffenen Einrichtung oder eines Geschäftspartners Dienstleistungen im Zusammenhang mit geschützten Gesundheitsdaten (Protected Health Information, PHI) zu erbringen, unterliegen diese Dienstleistungen den geltenden HIPAA-Vorschriften.
- 18.1.7.2 Valenta gilt nicht als „Business Associate“ im Sinne des HIPAA, sofern dies nicht ausdrücklich schriftlich vereinbart wurde.
- 18.1.8 Beschäftigungspraktiken und Offenlegung von Personalinformationen:
- 18.1.8.1 Valenta hält die geltenden US-amerikanischen Arbeits- und Beschäftigungsvorschriften ein, einschließlich der Gesetze zur Einstufung als unabhängiger Auftragnehmer, der Arbeitsschutzstandards und der fairen Arbeitspraktiken.
- 18.1.8.2 Sofern in dem jeweiligen Dienstleistungsauftrag nichts anderes festgelegt ist, werden die Dienstleistungen von den globalen Dienstleistungszentren von Valenta (z. B. Indien, Malaysia, Kolumbien) erbracht, und die dort tätigen Mitarbeiter bleiben Angestellte oder Auftragnehmer von Valenta oder deren verbundenen Unternehmen. Zwischen dem Kunden und diesen Mitarbeitern besteht kein Arbeitsverhältnis.
- 18.1.8.3 Alle Anforderungen hinsichtlich der Personalbesetzung im Inland, der Erbringung von Leistungen in den USA oder der Einhaltung von Vorschriften zur Hintergrundüberprüfung werden in dem jeweiligen Dienstleistungsauftrag oder dem Leistungsumfang geregelt.
KANADA
- 18.2.1 Name des Unternehmens: ValentaBPO Outsourcing Inc.
- 18.2.2 Anwendbares Recht: British Columbia, Kanada
- 18.2.3 Registrierungsnummer: 1228424
- 18.2.4 Eingetragene Anschrift: #250-997 Seymour St, Vancouver, BC V6B 3M1, Kanada
- 18.2.5 Währung: Alle Rechnungen sind in CAD auszustellen.
- 18.2.6 Datenschutz: Das PIPEDA (Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten und elektronischer Dokumente) gilt für alle geschäftlichen Kundenbeziehungen:
- 18.2.6.1 Für die Datennutzung muss die Einwilligung des Kunden eingeholt werden.
- 18.2.6.2 Die Daten von Kunden und Endnutzern müssen geschützt werden.
- 18.2.6.3 Erforderliche Mechanismen zur Meldung von Datenschutzverletzungen und zur Rechenschaftspflicht.
- 18.2.7 Einhaltung der Steuervorschriften – Registrierung und Abführung der GST/HST:
- 18.2.7.1 Kanadische Unternehmen müssen je nach der Provinz des Kunden die geltende Waren- und Dienstleistungssteuer (GST) oder die harmonisierte Umsatzsteuer (HST) auf Dienstleistungen erheben.
- 18.2.7.2 Rechnungen müssen die GST/HST-Registrierungsnummer enthalten.
- 18.2.8. Grenzüberschreitende Dienstleistungen – Export von Dienstleistungen außerhalb Kanadas (z. B. an Kunden in den USA oder der EU):
- 18.2.8.1 Bei international erbrachten Dienstleistungen gilt für die GST/HST ein Nullsatz.
- 18.2.8.2 In Verträgen muss der Erfüllungsort angegeben werden.
- 18.2.9 Datenspeicherort
- 18.2.10 Sprachliche Anforderungen: In British Columbia ist Englisch zulässig. Französisch ist nur erforderlich, wenn Geschäfte mit Kunden oder Unternehmen mit Sitz in Québec getätigt werden.
- 18.2.11 Streitbeilegung: Es wird empfohlen, eine Klausel aufzunehmen, wonach etwaige Streitigkeiten unter der Zuständigkeit der Gerichte von British Columbia beigelegt werden.
AUSTRALIEN
- 18.3.3 ABN: 30 160 358 467
- 18.3.4 Eingetragener Firmensitz: Level 34, 1 Eagle Street, Brisbane City, Queensland, 4000, Australien.
- 18.3.5 Währung: Rechnungsstellung in AUD (Australien)
- 18.3.6 Valenta hält sich an das australische Datenschutzgesetz von 1988 (Australian Privacy Act 1988), das den Umgang mit personenbezogenen Daten in Australien regelt. Das Gesetz legt die australischen Datenschutzgrundsätze (Australian Privacy Principles, APPs) fest, die die Erhebung, Nutzung, Speicherung und Weitergabe personenbezogener Daten im geschäftlichen Kontext regeln.
- 18.3.7.1 Rechtmäßige Erhebung und Nutzung: Valenta erhebt personenbezogene Daten ausschließlich für legitime und offengelegte Zwecke im Zusammenhang mit der Erbringung von Dienstleistungen. Die Kunden werden über die Art der erhobenen Daten sowie darüber informiert, wie diese Daten genutzt oder weitergegeben werden.
- 18.3.7.2 Grenzüberschreitende Datenübermittlungen:Die Dienstleistungen können von den Offshore-Standorten von Valenta (z. B. Indien, Malaysia, Kolumbien) aus erbracht werden. Valenta gewährleistet:
- Offshore-Mitarbeiter sind vertraglich verpflichtet, die Vertraulichkeits- und Datensicherheitsstandards einzuhalten,
- Es werden angemessene Maßnahmen ergriffen, um die Einhaltung der australischen Datenschutzgrundsätze auch dann zu gewährleisten, wenn von außerhalb Australiens auf Daten zugegriffen wird.
- 18.3.7.3 Hosting von Kundendaten:Alle Kundendaten werden sicher auf der von Valenta verwalteten Infrastruktur gespeichert, die derzeit auf Microsoft Azure gehostet wird. Einzelheiten zu Datenaufbewahrungsort, Verschlüsselung und Speicherprotokollen sind auf Anfrage beim IT-Team von Valenta erhältlich.
- 18.3.7.4 Sicherheit und Schutzmaßnahmen: Valenta setzt umfassende administrative, physische und technische Sicherheitsvorkehrungen ein, um Daten vor Missbrauch, Manipulation und Verlust sowie vor unbefugtem Zugriff oder unbefugter Offenlegung zu schützen. Zu den Sicherheitsmaßnahmen gehören:
- Rollenbasierte Zugriffskontrollen.
- Datenverschlüsselung im Ruhezustand und während der Übertragung.
- Protokollierung und Überwachung von Prüfvorgängen.
- Sichere Löschung und Entsorgung von Daten. Im Falle einer schwerwiegenden Datenpanne, die voraussichtlich zu einem Schaden führen wird, wird Valenta den betroffenen Kunden unverzüglich benachrichtigen und den Verpflichtungen im Rahmen des NDB-Systems nachkommen, um gegebenenfalls das Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) zu informieren.
Das System zur Meldung meldepflichtiger Datenschutzverletzungen (Notifiable Data Breaches, NDB) gemäß dem australischen Datenschutzgesetz von 1988 (Australian Privacy Act 1988) schreibt vor, dass die OAIC und die betroffenen Personen benachrichtigt werden müssen, wenn eine Datenschutzverletzung „voraussichtlich zu einem schwerwiegenden Schaden führen wird“. Dies gilt für Unternehmen (einschließlich Offshore-Anbieter), wenn sie personenbezogene Daten von in Australien ansässigen Personen erheben oder speichern; Datenverarbeitungs-, CRM-, HR-, RPA-, KI- oder Cloud-basierte Dienste anbieten, bei denen personenbezogene Daten eine Rolle spielen; mit der Verwaltung von Kundendatenbanken, dem Umgang mit personenbezogenen Daten oder Gesundheitsdaten beauftragt sind; oder nach australischem Recht eine meldepflichtige Stelle sind oder im Namen einer solchen handeln.
- 18.3.7.5 Dritte und Subunternehmer: Subunternehmer und Offshore-Supportmitarbeiter sind durch Vereinbarungen verpflichtet, Datenschutz- und Vertraulichkeitsverpflichtungen einzuhalten, die denen des australischen Rechts entsprechen.
VEREINIGTES KÖNIGREICH
- 18.4.1 Name des Unternehmens: Für Kunden, die einen Vertrag im Vereinigten Königreich abschließen, ist der Anbieter Valenta AI Limited, ein in England und Wales unter der Handelsregisternummer 13682125 eingetragenes Unternehmen mit Sitz in Jubilee House, East Beach, Lytham Saint Annes FY8 5FT, Vereinigtes Königreich.
- 18.4.2 Einhaltung der Mehrwertsteuervorschriften: Valenta AI Limited ist im Vereinigten Königreich für die Mehrwertsteuer registriert und erfüllt alle Melde-, Einziehungs- und Zahlungsverpflichtungen gemäß dem Mehrwertsteuergesetz von 1994 und den damit verbundenen Vorschriften. Alle an Kunden mit Sitz im Vereinigten Königreich ausgestellten Rechnungen entsprechen den britischen Mehrwertsteuervorschriften, einschließlich der Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer von Valenta AI Limited und des zum Zeitpunkt der Leistungserbringung geltenden Mehrwertsteuersatzes.
- 18.4.3 Datenschutz und Einhaltung der Vorschriften im Vereinigten Königreich: Valenta AI Limited gewährleistet die vollständige Einhaltung der britischen Datenschutz-Grundverordnung (UK GDPR) und des Datenschutzgesetzes von 2018 (Data Protection Act 2018), die gemeinsam die Erhebung, Verarbeitung und den Schutz personenbezogener Daten von Personen mit Wohnsitz im Vereinigten Königreich regeln. Valenta AI Limited ist beim Information Commissioner’s Office (ICO) als Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter unter der Registrierungsnummer ZB518204 registriert.
- 18.4.4 Datenschutzrollen:
- 18.4.4.1 Vertriebs- und Marketingaktivitäten: Valenta AI Limited fungiert als Verantwortlicher, wenn das Unternehmen personenbezogene Daten für eigene geschäftliche Zwecke erhebt und verarbeitet.
- 18.4.4.2 Dienstleistungsaktivitäten: Im Zusammenhang mit der Erbringung von Dienstleistungen für Kunden agiert Valenta AI Limited als Auftragsverarbeiter und verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag und gemäß den dokumentierten Anweisungen des Kunden, der weiterhin der Verantwortliche bleibt.
- 18.4.5 Datenverarbeitungsvereinbarung:Mit der Annahme eines Angebots durch den Kunden oder mit Beginn der Leistungserbringung gilt eine Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA) zwischen dem Kunden (als Verantwortlicher) und Valenta AI Limited (als Auftragsverarbeiter) als geschlossen. Die DPA ist integraler Bestandteil dieser Vereinbarung und tritt gleichzeitig mit Beginn der Leistungserbringung in Kraft.
- 18.4.6 Einzelheiten zur Verarbeitung: Die Einzelheiten zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch Valenta AI Limited im Auftrag des Kunden gemäß Artikel 28 Absatz 3 der britischen DSGVO lauten wie folgt:
- (a) Umfang der Verarbeitung: Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Erbringung von Personaldienstleistungen und Managed Services im Bereich Automatisierung.
- (b) Art der Verarbeitung: Alle üblichen Datenverarbeitungsvorgänge, einschließlich Erhebung, Erfassung, Organisation, Strukturierung, Speicherung, Nutzung, Weitergabe und Vernichtung.
- (c) Zweck der Verarbeitung: Zur Ermöglichung der Bereitstellung und Verwaltung der Dienste.
- (d) Dauer der Verarbeitung: Für die Dauer des Vertrags sowie für den anschließenden Zeitraum, der für die sichere Rückgabe oder Löschung der Daten erforderlich ist.
- (e) Arten personenbezogener Daten: Kontaktdaten, Identitätsdaten, Finanzdaten, Gesundheitsdaten und betriebliche Kontaktdaten.
- (f) Kategorien betroffener Personen: Die Kunden, Auftraggeber, Mitarbeiter und Lieferanten des Auftraggebers.
- 18.4.7 Internationale Datenübermittlungen: Von Valenta AI Limited verarbeitete personenbezogene Daten können an andere Valenta-Unternehmen mit Sitz außerhalb des Vereinigten Königreichs, einschließlich Unternehmen mit Sitz in Indien und Kolumbien, übermittelt und dort verarbeitet werden. Diese Übermittlungen unterliegen den Standardvertragsklauseln und dem britischen Abkommen über internationale Datenübermittlungen (IDTA).
- 18.4.8 Anwendbares Recht und Gerichtsstand: Diese Vereinbarung unterliegt dem Recht von England und Wales, und die Parteien unterwerfen sich der ausschließlichen Zuständigkeit der Gerichte von England und Wales.
- 18.4.9 Einbindung: Sofern in diesem regionalen Nachtrag für das Vereinigte Königreich nicht ausdrücklich etwas anderes festgelegt ist, bleiben die übergeordneten Bedingungen in vollem Umfang in Kraft und wirksam.
EUROPA
- 18.5.1 Name des Unternehmens: Valenta GmbH
- 18.5.2 Anwendbares Recht: Deutschland
- 18.5.3 Registernummer: HRB 106684
- 18.5.4 Eingetragener Firmensitz: Dieselstraße 13, 50859 Köln, Deutschland
- 18.5.5 Währung: Alle Gebühren verstehen sich ausschließlich netto in Euro (€) und ohne Mehrwertsteuer, sofern nicht schriftlich etwas anderes vereinbart wurde.
- 18.5.6 Die Valenta GmbH hält bei allen Verarbeitungsvorgängen personenbezogener Daten, die betroffene Personen aus der EU betreffen, die Compliance-Standards der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) ein.
- 18.5.7 Bewährte Praktiken:
- 18.5.7.1 Ort der Datenverarbeitung: Dienstleistungen und Datenverarbeitung können von den globalen Rechenzentren von Valenta (z. B. Indien, Malaysia, Kolumbien) aus erbracht werden, sofern der Kunde nicht ausdrücklich eine ausschließlich in der EU stattfindende Verarbeitung verlangt.
- 18.5.7.2 Infrastruktur zur Datenspeicherung: Kundendaten werden sicher in von Valenta verwalteten Umgebungen gespeichert, die auf Microsoft Azure gehostet werden.
- 18.5.7.3 Transparenz bei Unterauftragsverarbeitern: Valenta wird alle für die Datenverarbeitung eingesetzten Unterauftragsverarbeiter offenlegen und sicherstellen, dass jeder von ihnen vertraglich an DSGVO-konforme Datenverarbeitungsvereinbarungen (DPAs) gebunden ist.
- 18.5.7.4 Aufbewahrung und Übermittlung: Datenübermittlungen außerhalb der EU unterliegen den Standardvertragsklauseln (SCCs) und zusätzlichen Schutzmaßnahmen.
- 18.5.7.5 Grenzüberschreitende Situation – Umkehrung der Steuerschuldnerschaft bei der Mehrwertsteuer: Handelt es sich bei dem Kunden um ein Unternehmen mit Sitz im Ausland oder in einem anderen EU-Mitgliedstaat, kommt das Verfahren der Umkehrung der Steuerschuldnerschaft zur Anwendung, sodass die Mehrwertsteuerpflicht auf den Empfänger der Dienstleistungen übergeht (Artikel 40, 56 Absatz 1, 196 und 200 der Richtlinie 2006/112/EG). Daher dürfen Rechnungen oder Gutschriften von Valenta keine Mehrwertsteuer enthalten, sondern müssen den Vermerk „Reverse Charge“ tragen.
- 18.5.7.6 Steuern, Abgaben und Zölle: Jede Vertragspartei übernimmt die volle und alleinige Verantwortung für alle ihr auferlegten Verpflichtungen und Pflichten in Bezug auf Steuern, Abgaben und Zölle.
- 18.5.7.7 Schutz vertraulicher Informationen:
- 18.5.7.7.1 Sofern nicht anderweitig schriftlich in einer gesonderten Geheimhaltungsvereinbarung festgelegt, gelten die Bestimmungen dieses Abschnitts.
- 18.5.7.7.2 Definition von „vertraulichen Informationen“: Alle Informationen oder Daten in jeglicher Form, die von einer Partei gegenüber der anderen Partei offengelegt werden.
- 18.5.7.7.3 Umfang der vertraulichen Informationen: Nicht öffentliche Geschäftsmodelle, Preisgestaltung, technische Verfahren, Software usw.
- 18.5.7.7.4 Ausnahmen: Allgemein bekannte Informationen, bereits im Besitz befindliche Informationen, eigenständig entwickelte Informationen. Verbundene Unternehmen müssen denselben Geheimhaltungspflichten unterliegen.
- 18.5.7.7.5 Rückgabe vertraulicher Informationen: Jede Partei ist verpflichtet, auf schriftliche Aufforderung hin alle Datenträger, die vertrauliche Informationen enthalten, zurückzugeben oder zu vernichten; ausgenommen hiervon sind routinemäßig erstellte elektronische Sicherungskopien.
- 18.5.7.8 Gerichtsstand und anwendbares Recht: Zuständig sind ausschließlich die deutschen Gerichte am Ort des offiziellen Sitzes von Valenta. Diese Vereinbarung unterliegt deutschem Recht und ist entsprechend auszulegen.
- 18.5.7.9 Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA): Eine DPA ist integraler Bestandteil dieser Vereinbarung und wird gleichzeitig mit jedem Vertrag abgeschlossen.
- 18.5.7.10 Sonstiges:
- 18.7.5.10.1 Bekämpfung von Bestechung: Beide Parteien verbieten die Zahlung von Bestechungsgeldern an Dritte, gleich aus welchem Grund.
- 18.7.5.10.2 Höhere Gewalt: Alle Umstände, die außerhalb der Kontrolle der Parteien liegen (z. B. Naturkatastrophen, Krieg, Einschränkungen der Stromversorgung), befreien die Parteien für die Dauer des Vorliegens dieser Umstände von der Haftung.
- 18.7.5.10.3 Sprache: Englisch ist die vereinbarte Kommunikationssprache.
- 18.7.5.10.4 Kein Zurückbehaltungsrecht: Der Kunde hat alle Zahlungen ohne Aufrechnung, Einbehaltung oder Abzug zu leisten.