Algemene voorwaarden van Valenta

1. Toepassingsgebied van de overeenkomst

Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, bestellingen en facturen die door Valenta (“Aanbieder”) aan de klant (“Klant”) worden verstrekt, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Deze voorwaarden hebben betrekking op facturering, betaling, vergoedingen, geschillen over facturen en aanverwante beleidsregels.

In geval van tegenstrijdigheid tussen deze Voorwaarden en een afzonderlijke raamovereenkomst of opdrachtomschrijving, prevaleren deze laatste uitsluitend voor zover er sprake is van een dergelijke tegenstrijdigheid.

Wanneer Diensten worden geleverd in of aan specifieke rechtsgebieden, zijn de toepasselijke regionale bijlagen in artikel 18 van toepassing en, indien deze in strijd zijn met de Algemene Voorwaarden, prevaleren deze.

2. Facturen en betaling

2.1. Facturering: De Dienstverlener zal de Opdrachtgever maandelijks vooraf factureren, tenzij anders vermeld in de Offerte.
2.2. Betalingstermijn: Betalingen dienen binnen 5 dagen na de factuurdatum te worden voldaan.
2.3. Geaccepteerde betaalmethoden: automatische incasso / ACH-incasso / creditcard/betaalkaart, of andere overeengekomen betaalmethoden.
2.4. Installatiekosten: Eventuele eenmalige installatiekosten worden op de eerste factuur vermeld.
2.5. Achterstallige betalingen: Over achterstallige betalingen wordt een rente van 1,5% per maand (of het wettelijk toegestane maximumtarief) in rekening gebracht en dit kan leiden tot opschorting van de dienstverlening totdat de betaling is voldaan.

3. Aanpassingen van de vergoedingen

3.1 Jaarlijkse verhoging: De dienstverlener kan de tarieven jaarlijks aanpassen, mits dit 60 dagen van tevoren schriftelijk wordt aangekondigd. De aanpassingen zijn beperkt tot 4,2% of de stijging van de consumentenprijsindex, afhankelijk van welke van beide het hoogst is.
3.2. Voortgezet gebruik van de diensten: Als u de diensten na ontvangst van de kennisgeving blijft gebruiken, houdt dit in dat u akkoord gaat met de nieuwe tarieven.

4. Belastingen en bronheffing

Alle kosten zijn exclusief de van toepassing zijnde belastingen (omzetbelasting, gebruiksbelasting, btw, bronbelasting). De klant is verantwoordelijk voor al deze belastingen, tenzij een geldig vrijstellingscertificaat wordt overgelegd.

5. Geschillen en crediteringen

5.1. Termijn voor het indienen van bezwaren: De klant dient eventuele bezwaren tegen een factuur binnen 3 dagen na ontvangst in te dienen. Bezwaren moeten schriftelijk worden ingediend, vergezeld van ondersteunende documentatie.
5.2. Onbetwiste bedragen: Onbetwiste bedragen blijven verschuldigd op de oorspronkelijke vervaldatum.

5.3 De beslechting van eventuele geschillen wordt beheerst door en geïnterpreteerd in overeenstemming met het recht van het land waarin de overeenkomst is gesloten, zoals vastgelegd in de regionale bijlagen, en de rechtbanken van dat land zijn bij uitsluiting bevoegd.

6. Opschorting van de dienstverlening en incasso

6.1. Kennisgeving van opschorting: De dienstverlener zal een kennisgeving versturen alvorens de diensten wegens niet-betaling op te schorten. Indien de betaling niet binnen 10 dagen wordt voldaan, kunnen de diensten worden opgeschort.
6.2. Incassorechten: De aanbieder heeft het recht om betwiste bedragen te verrekenen en achterstallige betalingen te innen door middel van retentierechten, inhoudingen of incasso door derden, met inbegrip van juridische kosten.

7. Beëindiging

7.1. Bij beëindiging van de overeenkomst zijn alle vergoedingen die tot het moment van beëindiging zijn verdiend of verschuldigd zijn, onmiddellijk opeisbaar.
7.2. De aanbieder is niet verplicht om terugbetalingen te verrichten voor vooraf betaalde diensten.
7.3. Elke partij kan de overeenkomst beëindigen met een schriftelijke opzegtermijn van 30 dagen.
7.4. Een wezenlijke schending, insolventie of overmacht kunnen aanleiding geven tot voortijdige beëindiging.

8. Autorisatie en terugboekingen

8.1. De klant geeft toestemming voor terugkerende afschrijvingen via de door hem gekozen betaalmethode.
8.2. In geval van terugboekingen kan de aanbieder de in bewaring gehouden bedragen verrekenen of afschrijven.

9. Wijziging en kennisgeving

9.1. De aanbieder behoudt zich het recht voor om deze voorwaarden te allen tijde te wijzigen. Wijzigingen treden in werking 30 dagen na kennisgeving via e-mail, factuur of het klantenportaal.
9.2. Als u na ontvangst van de kennisgeving gebruik blijft maken van de dienst, wordt dit beschouwd als aanvaarding van de gewijzigde voorwaarden.
9.3. De aanbieder behoudt zich het recht voor om een beroep te doen op externe incassobureaus en juridische stappen te ondernemen tegen achterstallige rekeningen, met inbegrip van het verhalen van advocaatkosten. In geval van onbetaalde facturen kan de aanbieder de dienstverlening opschorten of beperken totdat het openstaande bedrag volledig is voldaan.
9.4. De klant stemt ermee in alle toepasselijke belastingen te betalen die verband houden met de levering en ontvangst van diensten, en zal dergelijke bedragen niet inhouden of aftrekken van gefactureerde betalingen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de dienstverlener.
9.5. Indien dit krachtens de toepasselijke wetgeving vereist is, zal de aanbieder de relevante omzet-, dienst- of gebruiksbelastingen op de facturen vermelden.

10. Auteursrechten en handelsmerken

Alle inhoud op de facturen en onze website (zoals tekst, afbeeldingen, logo’s, knoppictogrammen, audiofragmenten, foto’s, illustraties, digitale downloads, gegevensverzamelingen en software, alsmede de samenstelling daarvan, met inbegrip van het verzamelen, selecteren, samenstellen en ordenen van dergelijk materiaal) is eigendom van ons, onze licentiegevers of onze leveranciers van inhoud en wordt beschermd door auteursrecht, merkenrecht en andere toepasselijke wetgeving in de Verenigde Staten en andere rechtsgebieden.

Valenta en andere daarmee verband houdende merken of logo’s zijn onze geregistreerde handelsmerken. Dit is geen volledige lijst van al onze handelsmerken; wij bezitten of beheren de eigendomsrechten op handelsmerken die hier niet worden vermeld, evenals in een of meer landen buiten de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk en Australië. De domeinnamen van onze websites zijn ons eigendom. Al onze handelsmerken, auteursrechten, uiterlijke kenmerken en intellectuele eigendom die op de factuur en onze websites worden gebruikt, mogen niet worden gebruikt in verband met producten of diensten die niet door ons of onze franchisenemers te koop worden aangeboden of op andere wijze worden geleverd, noch op een manier die bij klanten tot verwarring kan leiden, noch op een manier die ons in diskrediet brengt of belastert. Alle andere handelsmerken, dienstmerken, logo’s, ontwerpen en huisstijlen die niet ons eigendom zijn en die op de facturen en onze websites voorkomen, zijn eigendom van hun respectieve eigenaren, die al dan niet aan ons gelieerd zijn, met ons verbonden zijn of door ons worden gesponsord.

U stemt ermee in zich te houden aan de wetgeving inzake auteursrecht en het gebruik van intellectueel eigendom, en u bent als enige verantwoordelijk voor eventuele schendingen van de toepasselijke wetgeving en voor alle directe, indirecte of mede-inbreuken op rechten van derden die door u worden veroorzaakt.

11. Aansprakelijkheidsbeperking

De aansprakelijkheid van elke partij is beperkt tot de totale waarde van de diensten die in de afgelopen 12 maanden zijn gefactureerd. Indirecte, gevolg- of bijzondere schade is uitgesloten.

12. Vrijwaring

Elke partij verbindt zich ertoe de andere partij schadeloos te stellen voor vorderingen, verliezen en schade die voortvloeien uit:

12.1 Contractbreuk
12.2. Schendingen van de gegevensbescherming
12.3. Inbreuk op intellectuele-eigendomsrechten

13. Gegevensbescherming

Elke partij zal de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming naleven en zorgen voor een veilige omgang met, verwerking en opslag van persoonsgegevens.

14. Intellectuele eigendom (IE)

14.1. Eigendom van intellectuele eigendom:Alle intellectuele-eigendomsrechten, met inbegrip van maar niet beperkt tot die op software, hulpmiddelen, methodologieën, sjablonen, raamwerken, documentatie, processen of andere materialen die door Valenta zijn gecreëerd, gebruikt of verstrekt in verband met de Diensten (“Valenta IP”), blijven het uitsluitende eigendom van Valenta, ongeacht of deze reeds bestonden of tijdens de looptijd van de opdracht zijn ontwikkeld.
14.2. Geen overdracht van rechten: De Klant verwerft krachtens deze Overeenkomst geen eigendomsrechten of belangen in enig intellectueel eigendom van Valenta. Het gebruik van enig intellectueel eigendom van Valenta door de Klant is strikt beperkt tot de reikwijdte en de duur van de geleverde Diensten en is uitsluitend toegestaan voor zover dit noodzakelijk is om van die Diensten te kunnen profiteren.
14.3. Gebruikslicentie: Valenta kan, naar eigen goeddunken, de Klant een niet-exclusieve, niet-overdraagbare en herroepbare licentie verlenen voor het gebruik van bepaalde elementen van Valenta’s intellectuele eigendom, voor zover dit nodig is om de Klant in staat te stellen gebruik te maken van de Diensten. Deze licentie eindigt automatisch bij het verstrijken of de beëindiging van de Overeenkomst.
14.4. Materiaal van de klant: De klant behoudt het eigendom van alle materialen, gegevens of inhoud die hij aan Valenta verstrekt in verband met de diensten. Valenta verwerft geen rechten op dergelijk door de klant verstrekt materiaal, met uitzondering van een beperkte licentie om deze uitsluitend te gebruiken voor het verlenen van de diensten.

15. Non-solicitatiebeding

De Opdrachtgever mag tijdens de looptijd van de overeenkomst en gedurende 24 maanden na beëindiging daarvan geen medewerkers van Valenta, noch interne of externe belanghebbenden, direct of indirect benaderen of in dienst nemen.

16. Leave & Holidays (For all Staff Augmentation services)

Regio	Jaarlijks verlof	Ziekteverlof	Feestdagen	Details en opmerkingen
Colombia	15 werkdagen	Naargelang de behoefte (geen wettelijke bovengrens)	18 dagen	Na 1 jaar dienst heeft de werknemer recht op jaarlijks verlof. Feestdagen worden volledig doorbetaald als ze op een weekdag vallen en de werknemer op die dag volgens het rooster moet werken.
India	18 dagen	12 dagen	10 dagen	Rechten op verlof volgens de voor elke deelstaat geldende wetten inzake winkels en bedrijven. Het overzicht van de feestdagen wordt jaarlijks bekendgemaakt.
Maleisië	13 dagen (voor 1 tot 2 jaar)	18 dagen (inclusief ziekenhuisopname)	11 dagen	Het aantal vakantiedagen neemt toe naarmate de diensttijd vordert. Dit omvat zowel federale als staatsfeestdagen.
Filippijnen	10 dagen	3 dagen	7 dagen	Volgens de richtlijnen van het DOLE en het bedrijfsbeleid. De feestdagen kunnen van jaar tot jaar enigszins verschillen.

16.1 Het personeel van Valenta neemt jaarlijks verlof, ziekteverlof en feestdagen in overeenstemming met de regio waar de dienstverlening plaatsvindt.
16.2 Deze rechten gelden voor personeel in dienst van Valenta; zij leiden niet tot arbeidsrechten voor de Opdrachtgever.

17. Elektronische communicatie, transacties en handtekeningen

Het bezoeken van onze website, het versturen van e-mails naar ons en het invullen van online formulieren vormen elektronische communicatie. U stemt ermee in om elektronische communicatie te ontvangen en u gaat ermee akkoord dat alle overeenkomsten, kennisgevingen, mededelingen en andere communicatie die wij u elektronisch, via e-mail, verstrekken, voldoen aan alle wettelijke vereisten dat dergelijke communicatie schriftelijk moet plaatsvinden. U GAAT HIERBIJ AKKOORD MET HET GEBRUIK VAN ELEKTRONISCHE HANDTEKENINGEN, CONTRACTEN, BESTELLINGEN EN ANDERE DOCUMENTEN, EN MET DE ELEKTRONISCHE TOEZENDING VAN KENNISGEVINGEN, BELEIDSDOCUMENTEN EN TRANSACTIEGEGEVENS DIE DOOR ONS OF VIA DE WEBSITE ZIJN GEÏNITIEERD OF VOLTOOID. U doet hierbij afstand van alle rechten of vereisten op grond van wetten, verordeningen, regels, besluiten of andere wetgeving in welk rechtsgebied dan ook, die een originele handtekening, bezorging of bewaring van niet-elektronische documenten vereisen, of die voorschrijven dat betalingen of het toekennen van kredieten op een andere wijze dan elektronisch moeten plaatsvinden.

18. REGIONALE BIJLAGEN

VERENIGDE STATEN

18.1.1 Naam van de entiteit: Valenta BPO LLC
18.1.2 Toepasselijk recht: Op deze Overeenkomst is het recht van de staat Delaware, Verenigde Staten, van toepassing en deze Overeenkomst dient in overeenstemming daarmee te worden uitgelegd, tenzij uitdrukkelijk anders is vermeld in de betreffende Dienstorder of het Regionale Addendum.
18.1.3 Geregistreerd adres: 221 River Street, 9e verdieping, Hoboken, New Jersey 07030
18.1.4 Valuta: Alle facturen worden opgesteld in USD
18.1.5 Naleving van wetgeving inzake gegevensbescherming en privacy:
- 18.1.5.1 Valenta zal zich houden aan alle toepasselijke federale en staatswetgeving inzake gegevensbescherming, met inbegrip van maar niet beperkt tot de California Consumer Privacy Act (CCPA) en de California Privacy Rights Act (CPRA), voor zover deze van toepassing zijn op basis van de aard en de locatie van de diensten of de betrokkenen.
- 18.1.5.2 De gegevens van klanten worden gehost op de infrastructuur van Microsoft Azure binnen de beveiligde omgeving van Valenta. De locaties waar de gegevens worden gehost en verwerkt (in het binnenland of in het buitenland) worden op schriftelijk verzoek bekendgemaakt.
- 18.1.5.3 Valenta zal commercieel redelijke technische en organisatorische maatregelen nemen om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de klantgegevens te waarborgen, in overeenstemming met de geldende industrienormen.
18.1.6 Exportcontrole en ITAR-naleving:
- 18.1.6.1 Valenta levert geen diensten die betrekking hebben op technische gegevens, software of defensiegerelateerde werkzaamheden die vallen onder de International Traffic in Arms Regulations (ITAR), de Export Administration Regulations (EAR) of soortgelijke Amerikaanse exportcontroleregelingen, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen.
- 18.1.6.2 De Opdrachtgever is als enige verantwoordelijk om Valenta vóór aanvang van de opdracht schriftelijk op de hoogte te stellen indien enig aspect van de diensten betrekking heeft op gegevens of op te leveren resultaten die onder de ITAR- of EAR-regelgeving vallen. Valenta behoudt zich het recht voor om dergelijke opdrachten te weigeren of aanvullende contractuele waarborgen te eisen.
18.1.7 GDPR Compliance (indien van toepassing):
- 18.1.7.1 Valenta voldoet volledig aan de Health Insurance Portability and Accountability Act van 1996 (HIPAA). Wanneer Valenta wordt ingeschakeld om namens een „Covered Entity” of een „Business Associate” diensten te verlenen waarbij beschermde gezondheidsinformatie (PHI) betrokken is, zijn op deze diensten de toepasselijke HIPAA-voorschriften van toepassing.
- 18.1.7.2 Valenta wordt niet beschouwd als een „Business Associate” in de zin van de HIPAA, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen.
18.1.8 Werkgelegenheidspraktijken en openbaarmaking van gegevens over het personeelsbestand:
- 18.1.8.1 Valenta houdt zich aan de geldende Amerikaanse arbeids- en werkgelegenheidsvoorschriften, waaronder wetgeving inzake de classificatie van zelfstandige aannemers, normen voor de werkplek en eerlijke arbeidspraktijken.
- 18.1.8.2 Tenzij anders vermeld in de betreffende dienstorder, worden de diensten geleverd door de wereldwijde leveringscentra van Valenta (bijvoorbeeld in India, Maleisië en Colombia), en blijven de medewerkers daarvan in dienst staan bij of werken als opdrachtnemers van Valenta of haar gelieerde ondernemingen. De klant heeft geen arbeidsrelatie met deze medewerkers.
- 18.1.8.3 Elk verzoek met betrekking tot personeel op locatie, levering vanuit de VS of naleving van vereisten voor achtergrondcontroles wordt behandeld in de toepasselijke Dienstopdracht of Werkbeschrijving.

CANADA

18.2.1 Naam van de entiteit: ValentaBPO Outsourcing Inc.
18.2.2 Toepasselijk recht: British Columbia, Canada
18.2.3 Registratienummer: 1228424
18.2.4 Geregistreerd adres: #250-997 Seymour St, Vancouver, BC V6B 3M1, Canada
18.2.5 Valuta: Alle facturen worden opgesteld in CAD
18.2.6 Gegevensbescherming: De PIPEDA (Personal Information Protection and Electronic Documents Act) is van toepassing op alle commerciële opdrachten voor klanten:
- 18.2.6.1 Er moet toestemming van de klant worden verkregen voor het gebruik van gegevens.
- 18.2.6.2 De gegevens van klanten en eindgebruikers moeten worden beschermd.
- 18.2.6.3 Er zijn mechanismen vereist voor het melden van inbreuken en het afleggen van verantwoording.
18.2.7 Naleving van belastingwetgeving (GST/HST-registratie en -afdracht):
- 18.2.7.1 Canadese bedrijven moeten, afhankelijk van de provincie van de klant, de geldende Goods and Services Tax (GST) of Harmonized Sales Tax (HST) in rekening brengen voor diensten.
- 18.2.7.2 Op facturen moet het GST/HST-registratienummer worden vermeld.
18.2.8. Grensoverschrijdende dienstverlening: het exporteren van diensten buiten Canada (bijv. klanten in de VS of de EU):
- 18.2.8.1 Het GST/HST-nultarief geldt als de diensten internationaal worden geleverd.
- 18.2.8.2 In contracten moet de plaats van levering worden vermeld.
18.2.9 Gegevensresidentie
18.2.10 Compliance: Engels is toegestaan in British Columbia. Frans is alleen verplicht bij het zakendoen met klanten of entiteiten die in Quebec zijn gevestigd.
18.2.11 Geschillenbeslechting: Wij bevelen aan een bepaling op te nemen waarin wordt vastgelegd dat eventuele geschillen worden beslecht onder de jurisdictie van de rechtbanken van British Columbia.

AUSTRALIË

18.3.3 ABN: 30 160 358 467
18.3.4 Geregistreerd adres: Level 34, 1 Eagle Street, Brisbane City, Queensland, 4000, Australië.
18.3.5 Valuta: Facturering in AUD (Australië)
18.3.6 Valenta houdt zich aan de Australische Privacywet van 1988, die de omgang met persoonsgegevens in Australië regelt. De wet bevat de Australische privacybeginselen (APP’s), die het verzamelen, gebruiken, opslaan en openbaar maken van persoonsgegevens in een zakelijke context regelen.
18.3.7.1 Rechtmatige verzameling en gebruik: Valenta verzamelt persoonsgegevens uitsluitend voor legitieme en vooraf bekendgemaakte doeleinden die verband houden met de dienstverlening. Klanten worden geïnformeerd over de soorten gegevens die worden verzameld en over de wijze waarop deze gegevens zullen worden gebruikt of openbaar gemaakt.
18.3.7.2 Grensoverschrijdende gegevensoverdrachten:De diensten kunnen worden geleverd vanuit de offshore-vestigingen van Valenta (bijvoorbeeld in India, Maleisië en Colombia). Valenta garandeert:
- Offshorepersoneel is contractueel verplicht om zich te houden aan de normen inzake vertrouwelijkheid en gegevensbeveiliging,
- Er worden redelijke maatregelen genomen om de naleving van de Australische privacybeginselen te waarborgen, zelfs wanneer gegevens buiten Australië worden geraadpleegd.
18.3.7.3 Hosting van klantgegevens:Alle klantgegevens worden veilig opgeslagen op door Valenta beheerde infrastructuur, die momenteel wordt gehost op Microsoft Azure. Nadere informatie over de locatie van de gegevens, versleuteling en opslagprotocollen is op verzoek verkrijgbaar bij het IT-team van Valenta.
18.3.7.4 Beveiliging en waarborgen: Valenta hanteert robuuste administratieve, fysieke en technische beveiligingsmaatregelen om gegevens te beschermen tegen misbruik, verstoring en verlies, evenals tegen ongeoorloofde toegang of openbaarmaking. De beveiligingsmaatregelen omvatten:
- Op rollen gebaseerde toegangscontroles.
- Gegevensversleuteling zowel in opslag als tijdens verzending.
- Auditlogboekregistratie en monitoring.
- Veilige verwijdering en vernietiging van gegevens. In geval van een ernstig datalek dat waarschijnlijk schade tot gevolg zal hebben, zal Valenta de betrokken klant onverwijld op de hoogte brengen en, indien van toepassing, voldoen aan de verplichtingen in het kader van de NDB-regeling om het Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) hiervan in kennis te stellen.
De regeling inzake meldingsplichtige gegevensinbreuken (Notifiable Data Breaches, NDB), op grond van de Australische Privacywet van 1988, schrijft voor dat de OAIC en de betrokken personen op de hoogte moeten worden gesteld wanneer een gegevensinbreuk „waarschijnlijk ernstige schade tot gevolg zal hebben“. Dit geldt voor bedrijven (inclusief buitenlandse dienstverleners) indien zij persoonsgegevens van Australische ingezetenen verzamelen of opslaan; diensten verlenen op het gebied van gegevensverwerking, CRM, HR, RPA, AI of clouddiensten waarbij persoonsgegevens betrokken zijn; contractueel zijn aangesteld om klantendatabases te beheren, PII of gezondheidsinformatie te verwerken; of een rapporterende entiteit zijn of namens een dergelijke entiteit optreden krachtens de Australische wetgeving.
18.3.7.5 Derden en onderaannemers: Onderaannemers en offshore-ondersteunend personeel zijn gebonden aan overeenkomsten die verplichtingen inzake gegevensbescherming en vertrouwelijkheid voorschrijven die gelijkwaardig zijn aan die onder de Australische wetgeving.

VERENIGD KONINKRIJK

18.4.1 Naam van de entiteit: Voor klanten die een overeenkomst aangaan in het Verenigd Koninkrijk is de aanbieder Valenta AI Limited, een vennootschap die in Engeland en Wales is geregistreerd onder bedrijfsnummer 13682125, met maatschappelijke zetel te Jubilee House, East Beach, Lytham Saint Annes FY8 5FT, Verenigd Koninkrijk.
18.4.2 Compliance de btw-wetgeving: Valenta AI Limited is in het Verenigd Koninkrijk geregistreerd voor btw en voldoet aan alle verplichtingen inzake aangifte, inning en afdracht krachtens de Wet op de btw van 1994 en de bijbehorende regelgeving. Alle facturen die worden uitgereikt aan klanten die in het Verenigd Koninkrijk zijn gevestigd, voldoen aan de Britse btw-wetgeving, met inbegrip van de vermelding van het btw-registratienummer van Valenta AI Limited en het op het moment van levering geldende btw-tarief.
18.4.3 Gegevensbescherming en Compliance in het VK: Valenta AI Limited waarborgt volledige compliance met de Algemene Verordening Gegevensbescherming van het VK (UK GDPR) en de Data Protection Act 2018, die gezamenlijk de regels bepalen voor het verzamelen, verwerken en beschermen van persoonsgegevens met betrekking tot personen die zich in het Verenigd Koninkrijk bevinden. Valenta AI Limited is geregistreerd bij het Information Commissioner’s Office (ICO) als verwerkingsverantwoordelijke en verwerker onder registratienummer ZB518204.
18.4.4 Functies op het gebied van gegevensbescherming:
- 18.4.4.1 Verkoop- en marketingactiviteiten: Valenta AI Limited treedt op als verwerkingsverantwoordelijke wanneer het persoonsgegevens verzamelt en verwerkt voor eigen zakelijke doeleinden.
- 18.4.4.2 Activiteiten in het kader van dienstverlening: In het kader van de dienstverlening aan klanten treedt Valenta AI Limited op als verwerker en verwerkt persoonsgegevens uitsluitend namens en volgens de gedocumenteerde instructies van de klant, die de verwerkingsverantwoordelijke blijft.
18.4.5 Overeenkomst inzake gegevensverwerking:Zodra de Klant een Offerte aanvaardt of de Dienstverlening van start gaat, wordt een Overeenkomst inzake gegevensverwerking (DPA) geacht te zijn gesloten tussen de Klant (als Verwerkingsverantwoordelijke) en Valenta AI Limited (als Verwerker). De DPA vormt een integraal onderdeel van deze Overeenkomst en treedt in werking op het moment dat de dienstverlening van start gaat.
18.4.6 Bijzonderheden over de verwerking: De bijzonderheden betreffende de verwerking van persoonsgegevens door Valenta AI Limited namens de klant, zoals vereist op grond van artikel 28, lid 3, van de Britse AVG, zijn als volgt:
- (a) Omvang van de verwerking: Verwerking van persoonsgegevens in verband met het verlenen van Staff Augmentation-diensten en beheerde automatiseringsdiensten.
- (b) Aard van de verwerking: alle standaardhandelingen met betrekking tot gegevens, waaronder het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, gebruiken, openbaar maken en vernietigen.
- (c) Doel van de verwerking: het mogelijk maken van de levering en het beheer van de diensten.
- (d) Duur van de verwerking: Gedurende de looptijd van de overeenkomst en de daaropvolgende periode die nodig is voor het veilig teruggeven of verwijderen van de gegevens.
- (e) Soorten persoonsgegevens: contactgegevens, identiteitsgegevens, financiële gegevens, gezondheidsinformatie en operationele contactgegevens.
- (f) Categorieën betrokkenen: de klanten, cliënten, werknemers en leveranciers van de Opdrachtgever.
18.4.7 Internationale gegevensoverdrachten: Persoonsgegevens die door Valenta AI Limited worden verwerkt, kunnen worden doorgegeven aan en verwerkt door andere Valenta-entiteiten die buiten het Verenigd Koninkrijk zijn gevestigd, waaronder entiteiten in India en Colombia. Op dergelijke overdrachten zijn standaardcontractbepalingen en de Britse overeenkomst inzake internationale gegevensoverdracht (IDTA) van toepassing.
18.4.8 Toepasselijk recht en bevoegde rechtbanken: Op deze overeenkomst is het recht van Engeland en Wales van toepassing, en de partijen onderwerpen zich aan de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van Engeland en Wales.
18.4.9 Integratie: Tenzij uitdrukkelijk gewijzigd door deze regionale aanvullingen voor het Verenigd Koninkrijk, blijven de Algemene Voorwaarden volledig van kracht.

EUROPA

18.5.1 Naam van de entiteit: Valenta GmbH
18.5.2 Toepasselijk recht: Duitsland
18.5.3 Registratienummer: HRB 106684
18.5.4 Geregistreerd adres: Dieselstraße 13, 50859 Keulen, Duitsland
18.5.5 Valuta: Alle vergoedingen zijn uitsluitend netto in euro (€) en exclusief btw, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
18.5.6 Valenta GmbH houdt zich aan compliance de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) voor alle verwerkingsactiviteiten met betrekking tot persoonsgegevens van betrokkenen uit de EU.
18.5.7 Belangrijke werkwijzen:
- 18.5.7.1 Locatie van de gegevensverwerking: Diensten en gegevensverwerking kunnen worden uitgevoerd vanuit de wereldwijde leveringscentra van Valenta (bijvoorbeeld India, Maleisië, Colombia), tenzij de klant uitdrukkelijk verzoekt om verwerking uitsluitend binnen de EU.
- 18.5.7.2 Infrastructuur voor gegevensopslag: Klantgegevens worden veilig opgeslagen in door Microsoft Azure gehoste omgevingen die door Valenta worden beheerd.
- 18.5.7.3 Transparantie inzake subverwerkers: Valenta zal alle subverwerkers die voor de gegevensverwerking worden ingezet, bekendmaken en ervoor zorgen dat elk van hen contractueel gebonden is aan gegevensverwerkingsovereenkomsten (DPA’s) die voldoen aan de AVG.
- 18.5.7.4 Bewaring en doorgifte: Bij doorgifte van gegevens buiten de EU worden de Standaardcontractbepalingen (SCC’s) en aanvullende waarborgen toegepast.
- 18.5.7.5 Grensoverschrijdende situatie: verlegging van de btw-aansprakelijkheid: Indien de klant een buitenlandse onderneming of een onderneming uit een ander EU-land is, is de verleggingsregeling van toepassing, waardoor de btw-aansprakelijkheid overgaat op de ontvanger van de diensten (artikelen 40, 56, lid 1, 196 en 200 van Richtlijn 2006/112/EG). Daarom bevatten facturen of creditnota’s van Valenta geen btw, maar de vermelding: „verlegging”.
- 18.5.7.6 Belastingen, heffingen en rechten: Elke partij draagt de volledige en exclusieve verantwoordelijkheid voor alle verplichtingen en lasten met betrekking tot de belastingen, heffingen en rechten die haar worden opgelegd.
18.5.7.7 Bescherming van vertrouwelijke informatie:
- 18.5.7.7.1 Tenzij schriftelijk anders is bepaald in een afzonderlijke geheimhoudingsovereenkomst, zijn de bepalingen van dit artikel van toepassing.
- 18.5.7.7.2 Definitie van vertrouwelijke informatie: alle informatie of gegevens, in welke vorm dan ook, die door een partij aan de andere partij worden verstrekt.
- 18.5.7.7.3 Omvang van vertrouwelijke informatie: niet-openbare bedrijfsmodellen, prijsstelling, technische procedures, software, enz.
- 18.5.7.7.4 Uitzonderingen: algemeen bekende informatie, informatie die reeds in het bezit is, onafhankelijk ontwikkelde informatie. Gelieerde ondernemingen moeten aan dezelfde geheimhoudingsverplichtingen gebonden zijn.
- 18.5.7.7.5 Teruggave van vertrouwelijke informatie: Elke partij dient, op schriftelijk verzoek, alle dragers waarop vertrouwelijke informatie is opgeslagen terug te geven of te vernietigen, met uitzondering van routinematig gemaakte elektronische back-ups.
18.5.7.8 Bevoegdheid en toepasselijk recht: Alleen de Duitse rechtbanken die bevoegd zijn voor de plaats waar de officiële statutaire zetel van Valenta is gevestigd, zijn bevoegd. Deze overeenkomst wordt uitgelegd en geïnterpreteerd in overeenstemming met het Duitse recht.
18.5.7.9 Overeenkomst inzake gegevensverwerking (DPA): Een DPA vormt een integraal onderdeel van deze overeenkomst en wordt gelijktijdig met elke overeenkomst ondertekend.
18.5.7.10 Diversen:
- 18.7.5.10.1 Bestrijding van omkoping: Beide partijen verbieden het betalen van steekpenningen aan wie dan ook, om welke reden dan ook.
- 18.7.5.10.2 Overmacht: Omstandigheden waarop de Partijen geen invloed hebben (bijvoorbeeld natuurrampen, oorlog, beperkingen in de stroomvoorziening) ontslaan de Partijen voor de duur daarvan van aansprakelijkheid.
- 18.7.5.10.3 Taal: Engels is de overeengekomen communicatietaal.
- 18.7.5.10.4 Geen retentierecht: De klant dient alle betalingen te verrichten zonder verrekening, inhouding of aftrek.